Guerra a la catarata de mails
* Un libro genera furor entre los directivos de RRHH de grandes multinacioales.
* Se trata de un estudio y con consejos para optimizar el tiempo que se pierde con las comunicaciones electrónicas.
Las matemáticas no mienten: si uno manda 100 correos electrónicos por día, suma en total 24 mil por año, que llevan un tiempo equivalente a 100 jornadas de trabajo. Si uno redujera esa cifra en 20%, tendría 20 días más por año para, por ejemplo, tomarse vacaciones.
¿Cómo recortar el tiempo que se gasta en e-mails? Algunos datos:
Enviar menos:
En lugar de “responder a todos”, intentá ser más específico con tus remitentes. De esta manera vas a generar menos mails, y vas a tener menos respuestas
Pensá; después enviá
Antes de apretar el botón “Enviar” asegurate de que la información que vas a mandar sea precisa, dirigida, y que esté en tiempo. Después la enviás.
Se educado, pero lo suficiente
No todos los mails deben responderse, mucho menos si se trata del “Gracias” y nada más. Algunos especialistas recomiendan establecer con las personas con las que uno más intercambia mensajes, generar un acrónimo como NTN (no thanks needed, no hace falta el gracias, en castellano) para evitar ese tipo de respuestas.
Organizá reuniones en persona
En lugar de enviar incontables mails de ida y de vuelta, encontrarse con las personas dejará como saldo más trabajo y menos tiempo
Resumir
Es importante enviar información que no sea vaga. Claridad y concisión son claves para reducir el tráfico de E mails.
La estructura importa
Una pared de palabras desalienta al más pintado. Es mejor empezar con un saludo corto, de no más de 8 palabras, y luego utilizar el método de Apertura – Background – Cierre (ABC).
Guardar sólo lo útil
Antes de guardar un correo, es necesario preguntarse si lo que se salva es realmente importante. Si la información guardada se puede conseguir más rápido de cualquier otra fuente más veloz, es mejor borrarla. Así se ahorra la enorme cantidad de tiempo que se pierde en buscar un mail guardado.
Archivar de manera inteligente
En lugar de “Cosas del Jefe”, que puede contener desde una evaluación de desempeño hasta una invitación a la fiesta de fin de año, es mejor crear menos carpetas y con arreglo al contenido.
Pasá los datos
A aquellas personas que te envían mails de modo usual, les podés enviar algunos datos para que los utilicen. Si no, vas a tener que soportarlos…
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